Щоб уникнути виникнення різних проблем і зайвих розтрат при перевезенні вантажів між країнами, необхідно правильно оформити всю відповідну документацію. Такі документи можна розділити на три групи: ті, що описують сам вантаж; спосіб його перевезення; також дозволяють, підтверджують і засвідчують факт транспортування. Їх оформленням займаються уповноважені держструктури.
CMR виписується для підтвердження укладення договору, що визначає відповідальність всіх сторін, які беруть участь у міжнародних перевезеннях (відправника, перевізника та одержувача). Також документ засвідчує належний стан вантажу при його прийнятті (цілісність упаковки, відповідність маркування і числа місць).
CMR містить:
Згідно з правилами КДПВ, накладну підписують вантажовідправник і грузоперевозчик. При вивезенні вантажу за межі митної території в CMR ставляться відповідні позначки, що підтверджують факт вивезення за кордон.
Carnet TIR - це документ, який регулює правовідносини при перетині державних кордонів. Він відноситься до автомобільних і мультимодальних перевезень, що проводяться через митниці країн, які визнали систему МДП, засновану на Митної конвенції під егідою ООН. МДП забезпечує безпеку перевезення, прискорює процедури при перетині кордонів, гарантуючи зниження витрат і сплату мит і зборів на митниці. Для всіх транспортних засобів повинні бути отримані відповідні дозволи на їх використання. Видачею Carnet TIR займаються національні компетентні органи
Щоб успішно виконати міжнародне перевезення, необхідно попередньо необхідно зайнятися оформленням таких документів:
Також на сам вантаж потрібно оформити ряд документів, описаних нижче.
Цей документ заповнює відправник перед тим, як почнеться відвантаження зі складу. Він дозволяє ідентифікувати перевозяться товари при їх митному очищенню.
Він містить такі відомості:
За практикою, при відвантаженні оформляється 5 примірників інвойсу англійською мовою із зазначенням в обов'язковому порядку дати і номера документа.
В даному документі містяться відомості, які доповнюють і розширюють інформацію з інвойсу щодо таких характеристик, як кількість одиниць товару, ваги кожної з них, маси брутто і нетто вантажу і т. Д. При цьому, на відміну від інвойсу, тут немає вказівки ціни. Завдяки пакувальному аркушу можна здійснювати контроль за збереженням партії товарів під час перевезення і вантажно-розвантажувальних робіт.
За допомогою даного сертифікату можна упевнитися в приналежності вантажу до певної категорії. Також він підтверджує справжність товару і дозволяє визначити країну-експортера. Цей документ видається в торгово-промислових палатах держави, звідки здійснюється відправка вантажу. При цьому визначення форми сертифіката знаходиться в залежності від того, в яку країну буде експортований товар.
З огляду на те, яким способом буде проводитися транспортування, оформляються наступні накладні:
Крім названої вище документації, у перевізника повинен бути «дозвол» - так називається документ, який легалізує процес час навантаження, вивантаження, а також транзит через певну країну.
При вантажоперевезеннях всередині ЄС належним чином повинні бути оформлені дві декларації - транзитна і експортна.